Une séance pour co-construire des règles d’usage de la messagerie

Dans i-cart, les membres de la communauté éducative peuvent disposer d’une boite de messagerie pour échanger des mails. Il reste cependant à définir ensemble les conditions d’utilisation de cet outil de communication.

roundcube

Les élèves doivent apprendre les formules de politesse adaptées, les codes de bonne utilisation et la Netiquette.

Les enseignants, les adultes doivent jouer le jeu et répondre aux sollicitations dans le respect des règles établies.

On peut réaliser ensemble une séance de brainstorming et utiliser un service en ligne pour organiser ses idées comme Framindmap

ecriremail

Voici quelques règles de bonne conduite ou « Netiquette » quand on utilise un mail, autant de pistes de réflexion à proposer aux élèves : complétez ces informations sur le site Comment ça marche ?

  • N’utilisez pas les MAJUSCULES pour vous exprimer sur Internet. Dans la vie, vous n’aimeriez sans doute pas qu’on vous crie dans les oreilles pour vous dire quelque chose. Eh bien, sachez que l’emploi des MAJUSCULES CORRESPOND A UN CRI sur Internet, que ce soit dans un mail, sur une page web de type commentaire, message dans un forum… Ne vous étonnez donc pas si on ne vous répond pas car vos majuscules sont sans doute considérées comme une agression. Si par contre, vous souhaitez mettre en avant des mots ou une phrase en particulier, préférez le gras, le surlignage ou quelques smileys bien placés, cela suffira amplement.
  • Un poids raisonnable pour vos pièces jointes. Vous revenez de vacances et vous avez envie de partager vos superbes photos avec vos amis. Alors forcément, vous allez envoyer vos photos par e-mail. Seulement, en envoyant vos photos, vous allez très vite dépasser la limite de 5Mo généralement tolérée, ce qui risque finalement d’agacer vos destinataires (le temps de téléchargement, la saturation de la boite mail). Pour envoyer vos éléments par e-mail, veillez donc à ne pas dépasser cette limite. Autres solutions, soit utiliser un format compressé, soit publier vos éléments en ligne sur des plateformes dédiées comme Picasa, Flickr ou même Facebook. Dans i-cart vous pouvez également utiliser owncloud ou la galerie de photos. Pour vos fichiers joints, assurez-vous qu’ils sont enregistrés dans un format décodable par la plupart des logiciels courants (pdf par exemple). Enfin, avant l’envoi d’un message sensé contenir une pièce jointe, veillez à ce que la pièce jointe soit bien présente !
  • Quelques règles d’usage dans vos mails. Comme vous le faites sans doute lorsque vous écrivez un courrier papier à un destinataire, vous respectez certaines règles de politesse. Il va donc en être de même lorsque vous rédigerez un mail. Vous devrez employer les formules de politesse adaptées à votre interlocuteur et à la relation que vous avez avec lui (Madame, Monsieur… Cordialement,…). En plus de ces formules de politesse, vous pourrez également opter pour une signature – automatique ou pas. Celle-ci sera insérée en fin de message et reprendra vos principales coordonnées. (Nom, prénom, mail, téléphone, adresse postale, et éventuellement site web, page Facebook ou Twitter…). Évitez les avatars et autres smileys souriants pour des courriers un peu sérieux, cela peut faire mauvais genre.
  • Allez à l’essentiel ! Concis, précis, pas trop long : voici les qualificatifs que vous devrez toujours avoir à l’esprit lorsque vous rédigerez quelque chose sur Internet, que ce soit dans un mail ou sur un forum, commentaire ou blog. Pour être lu et bien compris, il est préférable d’utiliser des phrases courtes et précises. Si le message est long, on peut par exemple, le diviser en plusieurs paragraphes ce qui en facilite la lecture. Un texte précis et bien structuré permet d’éviter les malentendus ou une mauvaise interprétation. Un message peut rapidement et facilement être retransmis à d’autres personnes. Utilisez un langage convenable et évitez l’humour déplacé, les sarcasmes et les injures. Dans le cadre d’un usage professionnel, il est appréciable pour les destinataires de commencer le message avec une des mentions suivantes :
    o Pour information
    o Pour avis
    o Pour attribution et suite à donner
  • N’oubliez-pas de vous relire afin d’éviter les erreurs !
  • Ne tombez pas dans le panneau de la cyber-sensiblerie. Si cela ne vous est encore arrivé, cela ne va pas tarder. Les mails évoquant le terrible assassinat de bébés labradors s’ils ne sont pas rapidement adoptés, l’enlèvement d’une petite fille par de méchants moustachus, l’appel d’urgence pour la greffe d’organe d’un enfant… sont très courants sur le net et ils arriveront forcément un jour dans votre messagerie. Et parce
    qu’il faut agir vite, on vous demande de l’envoyer le plus rapidement possible à votre carnet d’adresses. Et vous le faites… Sachez-le, la plupart de ces mails sont des canulars et ils ont pour objectif de faire une chaîne qui récolte un maximum d’adresses mail.  Alors, la première chose à faire est de vérifier s’il s’agit bien d’un canular sur le site HoaxBuster. Ensuite, direction la corbeille.
  • Un peu de réactivité bon sang ! Parce que vous êtes en permanence connecté et que vous vous baladez tous avec Internet dans votre poche, une personne qui vous envoie un mail ou un message via un réseau social aura un peu de mal à concevoir que vous n’avez pas reçu rapidement son message. Dans ce cas, il est de bon ton de répondre dans les 24 heures. Bon, si vous êtes en froid avec cette personne, c’est une autre histoire bien entendu…
  • Pensez à indiquer le sujet du message dans la zone “objet”. Cela facilitera le traitement de votre mail par le destinataire. Il est possible de faire une distinction entre un sujet général, par convention mis entre crochets (le nom d’un projet par exemple) et l’énoncé bref du sujet ; Par exemple :
    [Projet X] réunion du 13 décembre 2005.
  • N’envoyez le courrier électronique qu’aux personnes concernées  : Il est déplacé et désagréable pour les destinataires, de transmettre du courrier électronique à n’importe qui. Rappel : le champ “to” (en français “à”) désigne le destinataire principal ; le champ Cc (copie conforme) désigne les personnes tenues informées de la communication par mail. Le champ Cci /Bcc (copie conforme invisible) désigne l’ensemble des destinataires invisibles des autres destinataires.
  • Respectez la confidentialité des messages reçus.
    Ne jamais rediriger ou retransmettre à d’autres personnes un courrier électronique personnellement adressé sans l’autorisation de l’expéditeur.

A l’issue de ce brainstorming, les élèves pourront réaliser une petite infographie à l’aide de l’outil en ligne Piktochart, comme l’exemple ci-dessous, pour les aider à mémoriser et diffuser ces quelques règles.

eve2=> Complétez ces informations sur le site : Comment ça marche ?

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